Sebelum melanjutkan tulisan tentang data elektronik kepegawaian, manakah yang kira-kira anda pilih ?

1. Lemari besar yang berisi map dan berkas kepegawaian masing-masing PNS, atau

2. Hard disk portabel yang bisa digenggam dan berisi data hasil scan berkas masing-masing PNS ?

Lalu jika dikaji menurut penghematan anggaran untuk biaya pengadaan dan perawatan, manakah yang lebih murah ?

Kemudian dalam hal pencarian dokumen, manakah yang lebih cepat ?

Sebagai informasi , sejak tahun 2011 BKD Lima Puluh Kota sudah memanfaatkan perangkat ini untuk menyimpan data PNS Kabupaten Lima Puluh Kota. Dan tentu saja ratusan juta rupiah berhasil dihemat sehingga tidak membebani APBD Lima Puluh Kota.

Mungkin bisa dibayangkan, untuk saat ini BKD Lima Puluh Kota berada di lantai 3 Gedung Bupati Lima Puluh Kota. Secara matematis dapat dihitung jika berat 1 lemari berkas adalah 40 kg dengan kemampuan daya tampung berkas adalah 145 map sementara jumlah PNS Kabupaten Lima Puluh Kota per 31 Desember 2014 adalah 7.437 orang, maka jumlah lemari yang diperlukan adalah sebanyak 52 buah lemari. Lalu jika rata-rata berat berkas 1 orang PNS adalah 0,5 kg maka berat seluruh berkas dan lemari adalah (7437 * 0,5 kg) + (52 * 40 kg) = 5.798 kg

Lalu dari segi anggaran, jika harga 1 buah lemari Datascript adalah 2 juta rupiah dikalikan dengan 52 unit, maka anggaran yang diperlukan untuk pengadaan lemari adalah sebesar 104 juta rupiah. ( ini belum termasuk pajak )

Lalu, apakah ini bukan suatu prestasi ?? entahlah.....

Kedepan, BKD Lima Puluh Kota secara periodik akan terus "memaksa" seluruh PNS untuk melengkapi data elektronik kepegawaiannya. Data elektronik tersebut berisi hasil scan seluruh berkas kepegawaian masing-masing PNS sejak CPNS sampai kondisi terakhir. "Pemaksaan" ini bukan hanya untuk membangun database kepegawaian, tetapi justru akan sangat terasa manfaatnya bagi PNS yang kehilangan berkas kepegawaiannya, mungkin akibat bencana alam, kebakaran dan lain-lain. Hal ini sudah dibuktikan oleh beberapa PNS yang kehilangan berkas kepegawaiannya. Bagi yang membutuhkan, silahkan datang ke BKD Lima Puluh Kota dan copy-kan ke flashdisk masing-masing untuk di cetak ulang dan dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.

Tetapi perlu diingat, apa yang anda dapatkan justru berawal dari apa yang anda berikan. Jika data scn-nya lengkap, maka lengkaplah data yang diterima. Jika tidak lengkap apalagi tidak pernah pengirim, bagaimana kami dapat membantu anda ???

Lalu kembali ke awal tulisan, ANDA PILIH YANG MANA ?